Die Kanban-Tafel ist ein Werkzeug, um Aufgaben festzuhalten und den Prozess ihrer Erledigung sichtbar zu machen. Am Ende des Coachings kann die Tafel den TN dabei helfen, die anstehenden Aufgaben zu sortieren und Verantwortlichkeiten zu verteilen.
Zeit: Vorbereitung: 20 min – Durchführung: 30 – 60 min – Nachbereitung: 15 min
Ziel: Die TN können Kanban-Tafeln für ihre Projektarbeit nutzen und haben untereinander konkrete Aufgaben verteilt.
Material: Poster oder Pinnwand mit Pins, kleine Zettel, Marker, dünne Stifte, Krepp- bzw. Klebeband, Schere
Vorbereitung
Die AP kann vor Beginn der Methode eine Beispiel-Tafel erstellen.
Hierfür kann sie sich ein Projekt oder eine Aktion, wie z.B. eine Filmvorführung oder Werbung für das Studium Oecologicum, aussuchen und zugehörige Aufgaben auf kleine Zettel schreiben.
Auf Zettel oder auf das Plakat schreibt sie die drei Kategorien „Anstehend“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“. Die drei Kategorien bilden die Überschriften für drei Spalten. Die Aufgaben für das Beispielprojekt können den Spalten zugeordnet werden.
Durchführung
1. Die AP erklärt die Idee der Kanban-Tafel und weist darauf hin, dass mithilfe der Kanban-Tafel transparent gemacht werden kann, wo sich Arbeit staut, welche_r TN Hilfe braucht und wer unterfordert ist. Außerdem stellt sie die Beispiel-Tafel vor.
2. Die TN können Rückfragen stellen.
3. Die AP bespricht mit den TN, ob sie eine allgemeine Tafel zu Aufgaben erstellen wollen oder projektbezogen mit Kanban arbeiten möchten.
4. Wenn die TN in KG arbeiten möchten, erklärt die AP, dass zuerst alle anstehenden Teilaufgaben zusammengetragen werden sollen. Anschließend sollen die TN diskutieren, ob ihnen die Formulierung der Aufgaben sinnvoll erscheint.
5. Die TN ordnen sich den Aufgaben zu, bis alle Verantwortlichkeiten abgedeckt sind.
6. Wenn in der gesamten Gruppe eine Tafel erstellt wird, kann die AP den Prozess moderieren.
Nachbereitung & Auswertung
Wenn die TN in KG gearbeitet haben, können sie sich gegenseitig ihre Kanban-Tafeln vorstellen.
Am Ende sollten die TN dafür Zeit haben, ihre Aufgaben in ihre Kalender zu schreiben.
Varianten & Tipps
Auch Bereiche, für die die TN nicht zwangsläufig eine Projektgruppe gebildet haben, wie bspw.
Öffentlichkeitsarbeit oder Vernetzung mit anderen Hochschulakteuren, sollten auf der Kanban-Tafel aufgelistet werden. So geraten sie nicht in Vergessenheit.
Die Kanban-Tafel kann gut mit der Projektcheckliste, der CANVAS-Methode oder dem Projektzeitstrahl kombiniert werden.
Wenn die TN sich vorher noch nicht mithilfe der Dynamischen Zuordnung den Projekten zugeordnet haben, können die Aufgaben für die Projekte vorerst nur festgehalten und noch nicht Menschen zugeordnet werden. Nachdem Projektgruppen entstanden sind, kann die AP den TN noch einmal Zeit dafür geben, sich mit den Kanban-Tafeln auseinanderzusetzen und Verantwortlichkeiten festzulegen.
Vor Beginn der Methode sollten die TN darüber nachgedacht und gesprochen haben, wie viel Zeit sie in welche Projekte und Aufgaben innerhalb der Initiative stecken möchten.
Die Kanban-Entwicklungsmethode wird vor allem in Produktionsprozessen angewendet. Die hier beschriebene Version ist an den Wandercoaching-Kontext angepasst.
Scrum-Tafeln ähneln den Kanban-Tafeln sehr.
Die dahinterstehenden Konzepte unterscheiden sich voneinander, z.B. in Bezug auf ihre Herkunft und die Rollenverteilung innerhalb des Prozesses.
Kanbans Ursprünge liegen in der Automobilindustrie, während Scrum in der Softwareentwicklung entstanden ist. Bei Scrum gibt es ein sogenanntes Scrum-Team mit einer klaren Rollenverteilung.
Quellen: netzwerk n e.V. (Hrsg.): methodensammlung n (Stand: März 2017) und (1. Auflage Februar 2018)
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